Transportation: A Planning Worksheet

Coordinating wedding transportation isn't nearly as much fun as 

outfitting your registry or designing your wedding cake. To help 

speed up the process, we've organized everything you need to 

consider. Review this worksheet and weigh your needs against your 

transportation budget, then start comparing rates among limo 

companies and parking services. Ready to go?

Budget

Hopefully, you've already determined your transportation budget. 

Knowing your buying power will make it easier to choose services and 

proceed with your plan. Figure $50-$75 per hour per car (depending 

on transport mode) and $20-$25 per hour per valet for parking 

service. Be sure to factor in tips -- about 15-20% of the bill 

(often conveniently added to your total in advance).

Who Pays

Contemporary grooms are generally expected to take charge of 

transportation arrangements. Traditionally, the bride's family pays 

the wedding party's transportation needs (to ceremony, reception, 

and wherever the couple's going afterward), plus any parking 

expenses. The groom's family covers just the groom's and best man's 

ride to the ceremony. Depending on who's footing the bill for other 

wedding items, transportation and parking fees should be easy to 

split evenly between families.

Arrival & Departure Style

Do you see yourself in a horse-drawn carriage a la Charles and Di? A 

lightning-white stretch? A Mary Kay Cadillac? Matching snowboards? 

Here are some options:

Stretch limo

Classic car

Horse and buggy

Town car

Luxury car

Own car

Other

Attendants & Family Transportation

Take a head count, then calculate your vehicle needs. Compare prices 

as you shop around -- one stretch limo might be cheaper than two 

town cars. Here's a breakdown of average capacities:

Stretch limos: 10-12 passengers

Limos: 6 passengers

Town cars: 2-4 passengers

Own cars: 2-4 passengers (determine how many each will seat 

comfortably, then decide if you need to rent)

Guest Needs

Depending on your reception and ceremony locations, you might not 

need to provide mass transport. But if you expect guests to arrive 

on their own, it's a good idea to cover all bases in terms of 

parking. Depending on the number of guests, you can choose parking 

attendants only or a full-service valet team. Guidelines? Four 

valets (or two or three attendants) plus a site manager generally 

can service 100 guests. Choose from these options:

Buses: 52-passenger capacity

Vans: 7-passenger capacity

Parking attendants only

Valet parking