Vendors: A Complete Guide to Contracts

Let's get something straight: Every time you hire a 

photographer, caterer, florist, or hairdresser; book a 

chapel, park, or hotel ballroom; or order something 

from a dress shop, dressmaker, or formalwear store, 

you must get your agreement in writing. Until you put 

down a deposit, there is no contract, and you have no 

guarantees. Read everything in your contracts and 

receipts, and be sure to document every single wedding 

arrangement you make.

1. Flexibility

You might not want to think about an April snowstorm's 

effect on your lovely garden ceremony, but if you want 

to ensure that the catering hall's ballroom will be 

available, write that into the contract. Don't be 

afraid to alter the stock contract that the vendor or 

manager offers. If your request is reasonable -- for 

example, you want the supplier to be liable for 

potential negligence or willful misconduct -- and the 

vendor won't agree, look elsewhere.

2. Refunds

Every contract should include a refund policy that 

discusses what refund you will receive if you cancel 

and what penalty the vendor will pay if they cancel. 

For bands and DJs, you might want to include a 

"Macarena Clause": If they play something on your 

written "Do Not Play" list, they must deduct a small 

amount from the bill.

3. Details Forthcoming

What should you do if you've made some decisions but 

haven't finalized details? (For example, you know you 

want lots of roses, but you don't know the exact cost 

of the centerpieces). You can make a contract when you 

book the service and include a general amount or 

maximum cost for services, but add a sentence that 

says details will be confirmed in writing by a certain 

date.

4. What Goes Into It

On every contract, write

Day of the week

Date of the wedding

Time the vendor should arrive 

Day and date an item should be delivered

Note: When dealing with vendors that are providing a 

service on the wedding day itself, make sure the 

contract includes the name and number of the person 

the vendor should call if anything goes wrong or gets 

delayed.

5. Receipts

When you order something, such as a dress, a tuxedo, 

invitations, or favors, the contract can be as brief 

as a store receipt. That said, it should still 

include:

Wedding date

Style (a number, a detailed description, or the full 

invitation text, for example)

Date item will be picked up

Price and payment schedule

Outline of what the price includes (such as 

alterations, accessories, delivery, and envelopes)

Check out our comprehensive contract points tailored 

to location, musicians, caterer, florist, cake 

designer, photographer, and videographer.

Transportation: A Planning Worksheet

Coordinating wedding transportation isn't nearly as much fun as 

outfitting your registry or designing your wedding cake. To help 

speed up the process, we've organized everything you need to 

consider. Review this worksheet and weigh your needs against your 

transportation budget, then start comparing rates among limo 

companies and parking services. Ready to go?

Budget

Hopefully, you've already determined your transportation budget. 

Knowing your buying power will make it easier to choose services and 

proceed with your plan. Figure $50-$75 per hour per car (depending 

on transport mode) and $20-$25 per hour per valet for parking 

service. Be sure to factor in tips -- about 15-20% of the bill 

(often conveniently added to your total in advance).

Who Pays

Contemporary grooms are generally expected to take charge of 

transportation arrangements. Traditionally, the bride's family pays 

the wedding party's transportation needs (to ceremony, reception, 

and wherever the couple's going afterward), plus any parking 

expenses. The groom's family covers just the groom's and best man's 

ride to the ceremony. Depending on who's footing the bill for other 

wedding items, transportation and parking fees should be easy to 

split evenly between families.

Arrival & Departure Style

Do you see yourself in a horse-drawn carriage a la Charles and Di? A 

lightning-white stretch? A Mary Kay Cadillac? Matching snowboards? 

Here are some options:

Stretch limo

Classic car

Horse and buggy

Town car

Luxury car

Own car

Other

Attendants & Family Transportation

Take a head count, then calculate your vehicle needs. Compare prices 

as you shop around -- one stretch limo might be cheaper than two 

town cars. Here's a breakdown of average capacities:

Stretch limos: 10-12 passengers

Limos: 6 passengers

Town cars: 2-4 passengers

Own cars: 2-4 passengers (determine how many each will seat 

comfortably, then decide if you need to rent)

Guest Needs

Depending on your reception and ceremony locations, you might not 

need to provide mass transport. But if you expect guests to arrive 

on their own, it's a good idea to cover all bases in terms of 

parking. Depending on the number of guests, you can choose parking 

attendants only or a full-service valet team. Guidelines? Four 

valets (or two or three attendants) plus a site manager generally 

can service 100 guests. Choose from these options:

Buses: 52-passenger capacity

Vans: 7-passenger capacity

Parking attendants only

Valet parking

Top 10 New Wedding Trends for 2012!

Ritzy Ranch Weddings

The setting? A 200-year-old barn complete with long exposed-wood 

tables, large chandeliers and ambient lighting. The flowers? Lace-

wrapped bouquets of wild roses, lilies of the valley, Queen Anne's 

lace and gardenias. The food? Delicate wild game like juniper-spiced 

venison, cider-braised pheasant and pan-roasted quail, Top Chef: 

Texas-style. Brides will be channeling the Old West with a rustic-

elegant spin a la Lauren Bush and David Lauren's recent nuptials. 

Long Sleeves and Lace

Brides can thank Kate Middleton and the latest Twilight installment 

for this wedding fashion trend -- long sleeves and lace! Strapless 

dresses will still rule the bridal aisle, but expect more coverage 

for 2012 with a sexy twist. Think: sheer backs and illusion sleeves. 

And don't be surprised if the look of lace pops up on everything 

from the wedding cake to the decor.

Enchanting Flowers

The magical settings of these Snow White-inspired movies and even 

much-anticipated fantasy film The Hobbit will have an effect on 

wedding decor, with brides opting for a woodsy vibe. Think: soft, 

decadent bouquets filled with flowers like cabbage roses, peonies 

and dinner plate dahlias.Watercolor Designs

On dresses, invitations and table designs, watercolor touches give 

weddings the perfect creative bent for 2012. A-list designer 

Carolina Herrera showed stunning watercolor prints in her spring 

2012 bridal collection. And the color palette to do this in? Pastels 

like pink and lilac are the "it" colors of 2012!

The Bombshell Bride

Marilyn Monroe wooed a president, was featured on the cover of the 

first issue of Playboy, is the subject of Oscar-buzzed movie My Week 

with Marilyn, and is going to make an especially big impression on 

brides this year. The beauty icon's ability to accentuate her best 

features, signature pouty lips and slinky dresses (we especially 

love a number from Reem Acra with a sexy slit up the side!) are the 

perfect inspiration for bombshell brides.

The Panoramic Wedding Portrait

Just like critically acclaimed movie The Artist was shot on film 

without sound, the trend in wedding photography is to steer away 

from all the overdone effects (like odd angles and lots of added 

filters). Instead, photographers are shooting turn-of-the-century-

inspired wedding portraits with a formal, classic approach. One shot 

that's totally mantel-worthy? A panoramic wedding portrait where 

every single wedding guest is in the photo.

"Snow White" Wedding Dresses

Buzzed-about movies Snow White and The Huntsman and Mirror, Mirror 

will inspire 2012 brides to wear wedding gowns that are light and 

airy, but with a mysterious and sexy vibe. Vera Wang's stunning 

witchcraft-inspired 2012 wedding dresses will be the bride's first 

stop.

The Hunger Games-Style Bachelor Parties

Forget strippers and booze, the bachelor and bachelorette party of 

2012 is giving way to The Hunger Games-style action. While ladies 

are channeling their inner Jane Bond via programs like Stiletto Spy 

School where they get to learn defensive tactics, high-speed stunt 

driving and MacGyver-like survival skills (all while rocking a 

dress, of course), guys are finally fulfilling their lifelong 

fantasies of race car driving, learning how to play poker like a pro 

and even, believe it or not, herding cows and sheep.

When Harry Met Sally-Inspired Video Trailers

When it comes to wedding videos, it's not something brides are 

watching after the wedding anymore. Couples are filming their love 

stories a la When Harry Met Sally and then showing snippets of it in 

video e-save-the-dates and having it screened at the wedding...all 

while guests are being filmed watching it, of course.

Mega-Moons

Sri Lanka? Check. Patagonia? Check. All in one trip? Check. That's 

right, for 2012, brides won't be settling on just one dream 

destination, but instead, they'll be opting for a round-the-world 

getaway to several far-flung locales. Plus, they'll be virtually 

bringing their friends with them via social travel apps that crowd-

source friend-approved recommendations from resources like Tripl and 

Gogobot.

Stress: Get a Grip on Guilt

If guilt is consuming your life, you need to reassess what you are taking the blame for.

He's talking about the honeymoon benefits of Cancun versus St. Thomas, but the only trip on your mind is a big guilt trip. Ever since you started planning your wedding, you've had this nagging guilt: about ignoring your gal pals to plan, about how much cash this affair is costing dear old Dad, about having to cross your best friend from third grade off the guest list. If this sounds familiar, don't worry -- you're not the only to-be-wed wrestling with these dilemmas, especially if you're the bride.

Guilt can really get in the way of a good relationship (and a good time). And because women are more likely than men to feel guilty (women are socialized to "take care" of things -- and people -- and tend to blame themselves if things go awry or feelings are hurt), it's likely that many other brides-to-be feel the same way.

"Women have expectations and standards as they come into adulthood, from watching Martha Stewart make her own wrapping paper to having mothers who didn't work away from home full-time," says June Price Tangney, Ph.D., a professor of psychology at George Mason University in Fairfax, Virginia. It makes sense that an impending wedding only magnifies that gender gap, leaving your groom wistfully worrying only about what SPF to pack for the honeymoon while you let every little decision eat away at you.As much as we all like to think otherwise (and as much as we at The Knot are trying to change it), brides often play the larger role in wedding planning (and the wedding itself), so they've got more to be concerned about than their grooms. "The wedding thing as a whole is more important to women because the bride usually plays a larger role in the event," says Gail P. Robinson, Ph.D., past president of the American Counseling Association in Alexandria, Virginia.

Of course, it is your big day, and it's understandable if you cramp a few nights' sleep doing your best to make everyone happy. But if guilt is consuming your life, you need to reassess what you are taking the blame for. Prioritizing your concerns, what you can fix, and what you should just forget about will make the days from now until your wedding night run much more smoothly. Added bonus: Doing so can have a residual positive effect on the rest of your life. As Rabbi Harold S. Kushner says in his book, How Good Do We Have to Be? (Little, Brown & Co, 1996), no one is perfect -- and that includes you.

It's not easy to let guilt go and get on with things. "Guilt is one of the toughest things to shake," says Dr. Robinson. "It's all wrapped up in our sense of self."

Guilt is often tied to self-esteem, the need to be liked, the need to please others (parents, future in-laws, guests), and fear of rejection, says Patricia Averill, Ph.D., a psychologist with the Harris County Psychiatric Center in Houston.

Take guilt over a too-short guest list, for example. Before you start maxing out your credit cards to add more reception seats, sort out your motivations for doing so. Dr. Robinson suggests asking yourself if you feel guilty because you can't afford to spend what you think a "good" person would spend (and/or what people will expect), or whether you're merely disappointed because a shorter and less-expensive guest list means not being able to invite sorority sisters you haven't seen in years. If you realize it's the latter, make changes -- such as springing for a buffet instead of a seated dinner -- to accommodate more guests at a similar price. If it's a matter of how you'll be "seen," recognize that there are some acceptance issues going on here, and remember that the person you most need to please when it comes to your wedding is you. Others are important, but not at your own expense -- mental or otherwise.

Next, talk about it. If your to-be can't comprehend why your stomach is tied in knots over this stuff, try to articulate why having a large group of friends and family at the wedding is important to you and why you really want to find a way to have everyone you want there without breaking the bank. Ask him to help you brainstorm some solutions.

Once you've explained to your sweetie what's making you feel so bad and you've talked through some options together, take control: Act on your decision to cut costs or actively decide not to feel guilty. Assuage yourself by calling left-out parties for a catch-up chat or inviting them over or out -- let them know that they continue to be an important part of your life.

Reward yourself by taking a time out from all this wedding stuff and focusing on some serious play. And whatever you do, don't feel guilty about indulging yourself for a change!